Verwaltungsoptimierung

Versicherungserklärung auf eine Seite reduziert

Neu im Jahr 2014: Jedes Monat steht an der Uni Graz ein Thema im Fokus, das speziell alle MitarbeiterInnen betrifft.
Den Anfang macht das Projekt „Verwaltungsoptimierung. Unter dem Thema-Titel „Kompetent & effizient“ gibt es im Jänner 2014 Nachrichten und Infos zur Verbesserung der administrativen Abläufe.

Thema des Monats Februar 2014 ist "Uni baut auf" mit Nachrichten zum generalsanierten Gebäude Universitätsplatz 1, Neuigkeiten zu UNICAMPUS 2020 und anderen Projekten.

Verwaltungsoptimierung
Das administrative Umfeld so gestalten, damit die Kernaufgaben Forschung und Lehre bestmöglich erfüllt werden können: Dieser Zielsetzung widmet sich die Arbeitsgruppe Verwaltungsoptimierung. „Optimierung möglich zu machen, bedarf zunächst konstruktiver Kritik oder entsprechender Lösungsvorschläge“, erklärt Kurt-Martin Lugger, Leiter des Personalressorts und Projektleiter der Verwaltungsoptimierung.

Verbesserungsvorschläge
Mit Hilfe der Feedbackbox – Durchwahl 1111 oder E-Mail: 1111(at)uni-graz.at – wurden und werden Anregungen gesammelt. Auf Basis zahlreicher Rückmeldungen sowie Unterstützung der Fakultäten wurden 2013 Analysen der Verwaltungsabläufe vorgenommen, einige Lücken und Hürden ausfindig gemacht und Verbesserungen entwickelt. Lugger bedankt sich für die konkreten Beispiele, wie sind etwa Anstöße zur Umgestaltung eines Formulars zu dessen besserer Verständlichkeit, Anmerkungen zu komplizierten, möglicherweise ineffizienten Arbeitsschritten oder andere Hinweise im administrativen Bereich.

Quick Win: Versicherungserklärung auf eine Seite reduziert
Ein „Quick Win“ zur Verwaltungsoptimierung ist die Verschlankung der Versicherungserklärung, die von vier auf eine Seite reduziert wurde. Werkverträge können damit ab sofort unbürokratischer, aber dennoch rechtssicher abgeschlossen werden. In Zusammenarbeit von Personalressort sowie der Abteilung Rechnungswesen und Controlling konnte die bislang vierseitige Versicherungserklärung auf ein einseitiges Meldeblatt reduziert werden.
Der Hintergrund für den Meldevorgang: Wird ein Werkvertrag im Zuge einer Überprüfung in ein Dienstverhältnis umqualifiziert, gilt laut Einkommenssteuergesetz ein Nettolohn als vereinbart, was wiederum für die Universität Graz hohe Nachzahlungen zur Folge hätte. Um dieser Annahme des vereinbarten Nettoarbeitsentgeltes entgegenzuwirken, meldet die Universität die Einkünfte aus einem Werkvertrag mit einer Versicherungserklärung an die Sozialversicherungsanstalt der Gewerblichen Wirtschaft (SVA).
Im Zuge der Verwaltungsoptimierung wurde die Versicherungserklärung sowohl einfacher gestaltet als auch organisatorisch verschlankt. >> das Formular zum Herunterladen

Feedbackbox
Konstruktive Kritik und Lösungsvorschläge sammelt die Feedbackbox auch weiterhin. Die Nachrichten werden regelmäßig gesichtet, priorisiert und in Form von (Klein)-Projekten abgearbeitet: Durchwahl 1111 oder per E-Mail: 1111(at)uni-graz.at

Andreas Schweiger

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