„Der erhobene Zeigefinger hat bei uns keinen Platz!“, hält Daniela Track-Primus gleich zu Beginn fest. Gemeint sind die von der Universität vorgeschrieben Einheiten- und Prozessüberprüfungen der Internen Revision. „Wir möchten mit den Instituten, Zentren und Abteilungen sowie mit den DrittmittelprojektleiterInnen gemeinsam arbeiten und sie bei Bedarf bestmöglich beraten. Es braucht niemand Angst vor einer Kontrolle zu haben, außerdem kommt routinemäßig sowieso jeder Bereich dran“, beruhigt die ausgebildete Betriebswirtin, die nach langer Zeit in der Automobilbranche seit fünf Jahren wieder an ihrer Alma Mater tätig ist. Hier ist die zweifache Mutter gemeinsam mit zwei Kollegen für die Routine-, die thematischen sowie für die ad-hoc-Revisionen zuständig und erklärt: „Wir überprüfen Einheiten – mittels Fragebogen, aber auch Besuchen vor Ort – auf bestimmte Vorgaben hin. Kernbereiche sind dabei Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweck-, Ordnungs- sowie Rechtmäßigkeit. Wir schauen uns zum Beispiel an, ob Richtlinien eingehalten oder Prozesse, wie vorgesehen, durchgeführt werden, weisen auf Verbesserungsmöglichkeiten hin und beraten bei sensiblen Themen, wie etwa Datensicherheit.“
Das Feedback der Internen RevisorInnen werde in den meisten Fällen dankbar angenommen: „Wir haben als Außenstehende einen objektiven Zugang und können dank unserer Erfahrungswerte mögliche Schwierigkeiten oft schon erkennen, bevor sie sich zu handfesten Problemen auswachsen.“
Weil die Universität jederzeit – und öffentlich – durch den Rechnungshof geprüft werden kann, sei ein interner Kontrollmechanismus zur Prophylaxe sehr wichtig. Aber natürlich werden auch positive Punkte vermerkt: „Es gibt in sehr vielen Einheiten gut funktionierende Abläufe, zum Beispiel Prozessbeschreibungen, die dann nützlich sind, wenn jemand unvorhergesehen länger ausfällt und ersetzt werden muss“, weiß Track-Primus. Die Interne Revision geht zudem mit gutem Beispiel voran und ließ sich selbst kürzlich von einer externen Revisorin prüfen. Das gute Ergebnis motiviert die Abteilung besonders. Aber: „Man kann nicht alles mit Richtlinien lösen, manchmal ist der Hausverstand der beste Ratgeber.“
Foto: Uni Graz/Kastrun