Mit 2013 wird das zehnte Mal von der Uni Graz ein Rechnungsabschluss erstellt. Bis es soweit ist, ist ein umfassendes Zusammenspiel von MitarbeiterInnen und Abteilungen der Universität erforderlich. Zwischen Dezember und April sind Dutzende Schritte und Termine zu berücksichtigen, damit der Rechnungsschluss vom Universitätsrat genehmigt und schlussendlich bis spätestens 30. April des Jahres an das Ministerium gesendet werden kann.
„Die Komplexität macht es für LaiInnen oft schwer den Ablauf nachzuvollziehen“, weiß Karl Riemer, Leiter des Rechnungswesens und Controlling an der Uni Graz.
MitarbeiterInnen haben sich daher an die Feedbackbox gewandt: Vor Jahresende müssen die Rechnungen bis zu einem gewissen Zeitpunkt in der Buchhaltung einlangen und werden aber trotzdem nicht mehr in dem betreffenden Jahr bezahlt. Wozu die Hektik und der frühe Bestellschluss?
Riemer erklärt: „Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben des Wirtschaftsprüfers müssen alle Rechnungen, die das Abschlussjahr betreffen, auch im jeweiligen Jahr verbucht werden. Dies wird auch vom Abschlussprüfer geprüft.“ Die Rechnungen werden im Abschlussjahr verbucht, da Aufwände im jeweiligen Jahr dargestellt werden müssen. Die LieferantInnen wiederum werden entsprechend ihrer Bedingungen bezahlt, wodurch es auch zur Begleichung im Folgejahr kommen kann.
Das Universitätsgesetz 2002 schreibt den Rechnungsabschluss über das jeweils abgelaufene Jahr verpflichtend vor. Dieser Abschluss muss einer/m externen Abschlussprüferin bzw. Abschlussprüfer vorgelegt, vom Universitätsrat genehmigt und dann an das Bundesministerium weitergeleitet werden.