Bezahlen ohne Qualen

Rechnungen bequem bezahlen: Das ist mit dem neuen elektronischen Workflow, der technisch vom  Competence Center SAP in enger Abstimmung mit der Abteilung für Buchhaltung Bilanzierung an der Uni Graz entwickelt wurde, nun möglich. Vom Rechnungseingang bis Abschluss ist das Dokument zentral in einem System aufruf- und bearbeitbar. „Seit Ende Juli sind wir mit einigen Pilotabteilungen aus dem administrativen und wissenschaftlichen Bereich produktiv im System“, erklärt Johann Hammer von Buchhaltung und Bilanzierung. Derzeit werden bereits 20 Prozent aller jährlich 44.000 an der Universität eingehenden Rechnungen über den Workflow abgewickelt. „Bis Frühling 2015 soll der elektronische Rechnungsworkflow flächendeckend auf die gesamte Uni angewandt werden.“

Workflow
In Zukunft sollen Rechnungen – nicht wie bisher – von den Einheiten geöffnet und dann per Hauspost an die Buchhaltung weitergeleitet werden, sondern zentral an der Uni Graz bei einer Stelle einlaufen. „Die Dokumente gehen in Papierform ein und werden von uns mit einem Barcode versehen“, führt Hammer aus. Anschließend werden die Rechnungen gescannt und im System als PDF abgelegt. Dann erfolgt eine Übergabe nach SAP ins Rechnungseingangsbuch. Mittels OCR-Software (Texterkennung) werden die wichtigsten Daten wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundennummer sowie der Brutto-, Netto- und Steuerbetrag ausgelesen. „Der Rechnungsstatus kann jederzeit bequem per Mausklick nachverfolgt werden“, sagt der Buchhalter. Die zuständigen MitarbeiterInnen prüfen nun die Rechnung formal; die Papierrechnung wird archiviert.

Mit dem elektronischen Rechnungsworkflow werden die Liege- und Transportzeiten von Papierbelegen vermieden. Die damit erreichte Verkürzung der Prozessdurchlaufzeit führt dazu, dass Zahlungsziele besser eingehalten und somit Skontoerträge gesichert bzw. Mahngebühren vermieden werden.
Durch die Möglichkeit des Zugriffs auf elektronische archivierte Eingangsrechnungen für berechtigte BenutzerInnen entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen an verschiedenen Stellen des Geschäftsprozesses zu kopieren und in „Nebenarchiven“ aufzubewahren bzw. Rechnungskopien von der Abteilung für Buchhaltung und Bilanzierung anzufordern Durch die Verringerung des Papierverbrauchs ergibt sich somit auch ein wesentlicher Beitrag zur Nachhaltigkeit. Vorerst werden die Papierrechnungen noch zusätzlich archiviert, da einige FördergeberInnen die elektronische Rechnung noch nicht akzeptieren. In absehbarer Zeit ist die elektronische Rechnung das zentrale Dokument.“

Der Workflow ist eng an den Bestellvorgang in SAP gekoppelt: Um eine Rechnung erfolgreich abschließen zu können, muss auch die SAP-Bestellnummer angegeben werden. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass das System die bisherige „Anweisung“, die mit einem SAP-Stempel auf die Rechnung versehen wird, erleichtert: „Die Anweisungsberechtigten sind im Workflow integriert. Statt einer Unterschrift auf der Rechnung leisten sie nur noch einen Mausklick und geben die SAP Bestellung frei.“ Die Genehmigung erfolgt somit bereits bei der Anlage der Bestellung, dh zu dem Zeitpunkt, an dem auch die Verbindlichkeit für die Universität gegenüber der Lieferantin/dem Lieferant entsteht. Die Bestellgenehmigung ist webbasiert und kann daher von den Anweisungsberechtigten auch durchgeführt werden, wenn sie sich nicht vor Ort befinden. Ebenfalls von Vorteil: Es kann transparent zurückverfolgt werden, in welchem Stadium sich die Rechnung gerade befindet. Eine erfasste Rechnung zu übersehen, ist somit schier unmöglich.