Rechnungen bequem, schnell und unkompliziert bezahlen: Das ist mit dem neuen elektronischen Workflow, der technisch vom Competence Center SAP in enger Abstimmung mit der Abteilung für Buchhaltung und Bilanzierung an der Uni Graz entwickelt wurde, nun möglich. Vom Rechnungseingang bis zum Abschluss ist das Dokument zentral in einem System aufruf- und bearbeitbar. Bereits jetzt werden 40 Prozent aller jährlich 44.000 an der Universität eingehenden Rechnungen über den Workflow abgewickelt; Ende Februar 2015 wird der Vollbetrieb aufgenommen. Ab 23. Februar 2015 werden alle Rechnungen an der Uni Graz nur noch im elektronischen Workflow bearbeitet.
Enges Zusammenspiel
Dem Bezahlen auf Knopfdruck geht ab sofort ein neu entwickelter Bestellworkflow voraus: Jede Bestellung, welche die Uni Graz verlässt, muss (wie bisher) zuerst im SAP erfasst werden. Neu ist, dass die Genehmigung und dadurch die Freigabe des Budgets durch den Anweisungsberechtigten elektronisch bereits bei der Anlage der Bestellung in SAP erfolgt. Die Bestellgenehmigung für den Anweisungsberechtigten, der eine Schlüsselrolle im Workflow einnimmt, ist webbasiert und kann daher von den Anweisungsberechtigten unkompliziert und ortsunabhängig durchgeführt werden. Gerade für diese Zielgruppe werden vermehrt Schulungen und Informationsveranstaltungen angeboten. Nach erfolgter elektronischer Freigabe der SAP Bestellung durch die Anweisungsberechtigten kann die Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden.
Wenn die Rechnung kommt
Die Rechnungen mit angedruckter SAP-Bestellnummer laufen zentral bei der Zentralen Registratur und Postadministration ein und werden an die Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung weitergeleitet. „Die Dokumente gehen bei uns in Papierform ein und werden mit einem Barcode versehen“, klärt Johann Hammer von der Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung auf. Anschließend werden die Rechnungen gescannt und im System als PDF abgelegt. Mittels OCR-Software (Texterkennung) werden die wichtigsten Daten wie SAP-Bestellnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundennummer sowie der Brutto-, Netto- und Steuerbetrag ausgelesen. Für einen optimalen Prozessdurchlauf ist es notwendig, die SAP-Bestellnummer auf der Rechnung anzudrucken. Ansonsten kann die Rechnung nicht zugeordnet und auch nicht in weiterer Folge verarbeitet werden.
Ein großer Vorteil für die BenutzerInnen: Der Rechnungsstatus kann jederzeit bequem per Mausklick nachverfolgt werden. Wurde die Bestellung einmal genehmigt, muss die Rechnung von den Anweisungsberechtigten nicht mehr unterfertigt werden. Einzige Ausnahme: Weicht die Zahlungssumme vom bei der Bestellung genehmigten Betrag um mehr als 5 Prozent oder 1.000 Euro ab, muss die SAP-Bestellung nochmals elektronisch freigegeben werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch den elektronischen Rechnungsworkflow die Liege- und Transportzeiten von Papierbelegen verkürzt werden. So können Zahlungsziele besser eingehalten und somit Skontoerträge gesichert bzw. Mahngebühren vermieden werden. Durch die Verringerung des Papierverbrauchs ergibt sich somit auch ein wesentlicher Beitrag zur Nachhaltigkeit. Vorerst werden die Papierrechnungen noch zusätzlich archiviert, da einige FördergeberInnen die elektronische Rechnung nicht akzeptieren. In absehbarer Zeit ist die elektronische Rechnung das einzige Dokument.
Wichtige Infos:
- Vollbetrieb des elektronischen Bestell- und Rechnungsworkflows ab 23. Februar 2015
- Informationsveranstaltungen für BenutzerInnen: In den nächsten Wochen finden zielgruppenorientierte Info-Veranstaltungen statt, bei denen die MitarbeiterInnen auf das neue System geschult werden. MM/SD Light UserInnen und Anweisungsberechtigte können sich bereits für die Infoveranstaltungen anmelden.
Bei Fragen zum Projekt:
Mag. Elisabeth Adamek (Abteilung für Buchhaltung und Bilanzierung)
DW 1151, Mail elisabeth.adamek(at)uni-graz.at
Mag. Manfred Ortner (Competence Center SAP)
DW 1072, Mail manfred.ortner(at)uni-graz.at
Bei Fragen zum Bestellworkflow:
Brigitte Fischbach (Competence Center SAP)
DW 4680, Mail brigitte.fischbach(at)uni-graz.at
Bei Fragen zum Rechnungsworkflow:
Johann Hammer (Abteilung für Buchhaltung und Bilanzierung)
DW 1893, Mail johann.hammer(at)uni-graz.at