die sequentielle, aber teilweise auch zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen in einem arbeitsteiligen Prozeß und
Virtuelles Büro
Zielsetzung und Grundidee
Ein Büro gilt als Ort der Informationsverarbeitung im Unternehmen mit einer "Konzentration auf Tätigkeiten, die im administrativen Bereich liegen und dezentral am Arbeitsplatz von Endbenutzern durchgeführt werden". Durch die räumliche Verbundenheit der in einem Büro angesiedelten Arbeitsplätze entsteht ein soziotechnisches System zur Untestützung des arbeitsteiligen Prozesses der Beteiligten. Dabei finden nicht nur formelle Kommunikationsprozesse, sondern auch informelle "face-to-face"-Kommunikationsvorgänge und non-verbale Prozesse statt.
"Büro" ist damit mehr als eine automatisierbare Fließbandbearbeitung von Dokumenten. Es sind gerade die nicht-vorstrukturierten Kontakte zwischen den Betroffenen, die in Verbindung mit der vollorganisierten Grundstruktur und der technologischen Basis die Effizienz und Effektivität eines Büros bestimmen.
Charakteristika nach dem Vier-Merkmal-Schema (Scholz)
Konstituierende Charakteristika
die sequentielle, aber teilweise auch zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen in einem arbeitsteiligen Prozeß und
informelle "face-to-face"-Kommunikation zwischen den im Büro Tätigen
Physikalische Attribute
eine für alle Arbeitsplätze ausreichend standardisierte Büroausstattung mit Bürostuhl, Schreibtisch, PC, Telefon, Fax, etc.
die räumliche Verbundenheit der Akteure
In einem virtuellen Büro werden Dokumenten zeitgleich von verschiedenen Personen räumlich getrennt bearbeitet. Nötig für ein virtuelles Büro sind auch Bildübertragungen und Kommunikationshilfen (Mehr-Teilnehmer-Telefon).
Das virtuelle Büro ist nicht nur ein rein hardware- und softwaretechnisches Problem, sondern benötigt eine spezielle Einstellung bei den betroffenen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Hier ist auch der Unterschied zum workgroup computing, denn das virtuelle Büro verlangt
Vertrauen
gemeinsame Visionen und
bewußte Selbstorganisation
Damit ergeben sich spezielle Zusatzspezifika
der Aufbau einer tatsächlichen multimedialen Kommunikationsstruktur
Existenz oder Schaffung einer Vertrauenskultur und
eine hohe Professionalität bei allen Akteuren
So gesehen ist das virtuelle Büro weniger ein Technikproblem als vielmehr ein Personalmanagementproblem.
Unternehmen versprechen sich als Zusatznutzen
die effiziente Nutzung von Räumen und Ressourcen auch volkswirtschaftlich sinnvoll)
eine wesentlich größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit speziell in Verbindung mit einer Flexibilisierung von Arbeitszeiten und generell von Beschäftigungsverhältnissen(1)
Merkmale des virtuellen Büros
Die Organisationsform der virtuellen Unternehmung und die Technologie der Virtual Reality mögen als virtuelles Büro (Virtual Office) zusammenwachsen. Die Mitarbeiter brauchen nicht mehr in räumlicher Nähe zu sitzen, um sich zu treffen und Informationen auszutauschen. Vielmehr werden sich die verschiedenen Büros über die IKT-Netze zusammenschalten lassen - weit über die Leistungen von Telefon und Telefax, auch über die heutige Technik der Telekonferenz hinaus.(2)
In einer funktionalen Perspektive ist virtuelle Organisation ein Prinzip der (intra)organisatorischen Gestaltung. Prinzipiell überall verfügbare Informationen über Produkte, Preise, Kunden, Statistiken etc. und Kommunikationsverbindungen ermöglichen eine räumliche und zeitliche Entkoppelung und Verteilung arbeitsteiliger Prozesse.
Das Konzept des "virtual office" nach Verity (1993) zeigt eine Fortführung von Konzepten der Heimarbeit mit einem weitreichenden Zugang zu Unternehmensdatenbanken (dezentrale Verfügbarmachung zentraler Informationen, kombiniert mit der Möglichkeit, den typischen Informationsfluß in einem Büro zwischen verschiedenen Abteilungen durch zentral verfügbare Informationen zu koordinieren.
Ziele der virtuellen Organisation sind die Überwindung räumlicher und zeitlicher Begrenzungen sowie des Widerspruchs von Zentralisierung und Dezentralisierung und damit die Erschließung der Vorteile verteilten Operierens, dezentral verteilten Wissens und lokaler Präsenz.(3)
Vorteile des virtuellen Büros
es wird eine effektivere Nutzung von Büros erreicht
hohe Kundennähe kann realisiert werden
eine signifikante Produktivitätssteigerung ist das Resultat erhöhter Motivation und Individualisierung der Arbeit
die Gestaltung von Zusammentreffen der Mitarbeiter in Meetings wird bewußt als strategisches Instrument eingesetzt
Nachteile des virtuellen Büros
das "Management by walking around" existiert nicht länger als Frühwarnsystem des Unternehmens
es besteht die Gefahr der Ausbeutung der Mitarbeiter und in engem Zusammenhang damit eventuell nachträglicher Forderungen der Betroffenen
neue Probleme bei der Identitätsfindung der Mitarbeiter entstehen; die Möglichkeit zur Koordination durch informelle Kontakte nimmt ab
Voraussetzung für ein virtuelles Büro
Um Vorteile virtueller Büros weitestgehend auszunutzen, müssen vier Bedingungen im Unternehmen erfüllt sein:
Zunächst kann eine sinnvolle Realisation nur auf "reifen Mitarbeitern" aufbauen. Ihre Reife bezieht sich dabei sowohl auf die technische Kompetenz im Umgang mit diversen Kommunikations- und Informationstechnologien als auch auf die soziale Kompetenz, die sie in die Lage versetzt, trotz der wenigen informellen Kontakte die Identität des Unternehmens mitzugestalten.
Zweitens ist eine exzellente Infrastruktur zu schaffen. Das Unternehmen muß modernste Kommunikations- und Informationstechnologie zur Nutzung bereitstellen.
Drittens kann ein virtuelles Büro nur in einer Situation des Betriebsfriedens funktionieren. Trotz der gerade wegen der räumlichen Distanz der Mitarbeiter ist ein Zusammenarbeiten nur auf Basis einer gefestigten teamorientierten Unternehmenskultur bei positivem Betriebsklima zielführend.
Schließlich ist eine professionelle Personalabteilung notwendig, die als "linking pin" zwischen den Mitarbeitern die Koordination übernimmt und gleichzeitig für die Bereitstellung der "reifen Mitarbeiter" sorgt.(4)
Resümee
Die Entscheidung zum "virtuellen Büro" ist nicht für jeden die richtige. Jeder muß sich klar werden über die möglichen Einsparungen, die notwendigen Aufwendungen für die Verwaltung, die Einstellungen der Mitarbeiter, die Tauglichkeit ihrer Heimarbeitsplätze, die Vorstellungen und Bedürfnisse der Klienten und auch über die Unternehmenskultur.
Um zu einem virtuellen Büro zu gelangen, ist man gefordert jeden Arbeitsprozeß den man bisher als notwendig erachtete zu überdenken. Die grundlegenden Büroarbeiten müssen in Frage gestellt, überprüft und manchmal neu gestaltet werden. Man muß aber auch bedenken, daß nicht jedermann sich auf diese neue Art der Unternehmung einstellen kann.
Um ein virtuelles Bürokonzept effizient zu machen, muß die Unternehmung die grundlegenden Anforderungen zur Aufgabenerfüllung erfüllen. Technische Ausrüstung konzentriert auf einen Raum hat keinen Sinn, wenn die Mitarbeiter in alle Winde verstreut sind. Außerdem darf es nicht zu viele Regelungen geben, sonst geht die Hauptattraktion eines "virtuellen Unternehmens" - die Flexibilität - verloren.(5)
