Ansprechperson im Dekanat

Elke Gerlza
Tel.: +43 (0)316 380 - 8016

Reisen, für die Reisekostenzuschuss beantragt wird

(Reisen im Rahmen des Globalbudgets)
Achtung: gilt NICHT für Reisen aus Drittmitteln
gilt NICHT für Reisen, die zu 100% vom BIB vorfinanziert werden

Richtlinien zum Reisekostenzuschuss
Ablauf:
I. Beantragung der Freistellung und des Reisekostenzuschusses
II. Reiseorganisation
III. Rechnungslegung

Richtlinien zum Reisekostenzuschuss

Eine Freistellung samt Reisekostenzuschuss ist zu beantragen, wenn die Reise insbesondere auch im Interesse des/der Mitarbeiter/in gelegen ist und die Universität sie durch eine Freistellung von den Dienstpflichten sowie durch die Gewährung eines Reisekostenzuschuss fördern soll. Im Unterschied zur Dienstreise liegt hier kein dienstlicher Auftrag vor.

Antragsberechtigte:

Wissenschaftliche MitarbeiterInnen
NachwuchswissenschaftlerInnen (können auch dann einen Antrag stellen, wenn sie keinen Vortrag halten, allerings muss der/die AntragstellerIn entsprechende Leistungen aufweisen)

Nicht Antragsberechtigte:

LektorInnen (vormals Lehrbeauftragte)
Emeritierte ProfessorInnen
Studentische MitarbeiterInnen

Voraussetzung:

Aktive Teilnahme (z.B. Vortrag/Poster) an einer wissenschaftlichen Veranstaltung
Ausnahme: junge NachwuchswissenschaftlerInnen können auch dann einen Antrag stellen, wenn sie keinen Vortrag halten (siehe Qualifizierungsvereinbarung)

Vergabemodalitäten:

Selbstbehalt pro Reise beträgt max. 20% der tatsächlichen Kosten
Genehmigung von max. € 2.000,00 pro Jahr und Person
In Ausnahmefällen kann die Dekanin/der Dekan individuell einer Überschreitung der Höchstgrenze von € 2.000,00 zustimmen.

Sollte der notwendige Beginn oder das Ende der Freistellung auf einen arbeitsfreien Tag (Sa, So, Feiertag) fallen, oder während eines Arbeitstages beginnen/enden, so ist aus versicherungsrechtlichen Gründen, eine Freistellung zu beantragen!

Ablauf

Das Reisemanagement des Dekanats ist bemüht, die Reiseplanung für Sie möglichst effizient zu gestalten. Aus diesem Grunde benötigen wir frühestmöglich alle Informationen Ihrer geplanten Reisetätigkeiten. Je früher wir für Sie die Buchung durchführen können, desto attraktivere Angebote können wir Ihnen legen, sowohl preislich als auch qualitativ. Reisen, die kürzer als ein Monat vor Abreise bei uns beantragt werden, sollen die Ausnahme bleiben. Insbesondere bei Flugreisen möchten wir Sie bitten, möglichst weit im Voraus Ihre Planungsdaten bekanntzugeben, da hier das größte Einsparungspotenzial zu erwirken ist.

Bei Teilfinanzierung vom Büro für internationale Beziehungen (BIB) muss jedenfalls der Antrag auf Reisekostenzuschuss mindestens eineinhalb Monate vor Reiseantritt im Dekanat einlangen, da dem BIB die genauen Reisekosten (stehen erst nach Buchung vom Dekanat fest) bekannt gegeben werden müssen. Bei voller Finanzierung vom BIB wird die Reiseorganisation nicht vom Dekanat übernommen.

I. Beantragung

1.	Füllen Sie das Formular Antrag auf Reisekostenzuschuss und das Beiblatt bezüglich der Refundierung des Selbstbehaltes aus. Bei Visumspflicht bitten wir um sofortige Kontaktaufnahme!

2.	Lassen Sie den Antrag von der/dem SAP Beauftragten/Sekretär/in des Instituts/Zentrums prüfen und von dem/der Institutsleiter/in unterzeichnen.

3.	Schicken Sie den Antrag inklusive Beiblatt und die Annahmebestätigung für den Vortrag ans Dekanat.

4.	Senden Sie anschließend eine E-Mail an das Reisemanagement mit folgenden Angaben: Detaillierter Reiseablauf Transportmittel (Flug, Bahn, Auto) bei Flugreisen: Kopie des Reisepasses evtl. Hotelwunsch Kongress-/Tagungs- bzw. Seminargebühren
5.	Sie erhalten nach Prüfung des Antrags eine E-Mail bezüglich der Genehmigung bzw. Ablehnung der Freistellung/des Zuschusses.

II. Reiseorganisation

1.	Nach Genehmigung des Antrags erhalten Sie eine E-Mail mit Buchungsvorschlägen und/oder wir kontaktieren Sie telefonisch.

2.	Sie erhalten eine E-Mail mit der Bekanntgabe der gesamten Reisekosten.

3.	Die Buchung und Bezahlung werden vom Dekanat durchgeführt.

4.	Die Buchungsbestätigung wird vom Dekanat an Sie übermittelt (bei Bahnreisen erfolgt die Ticketausgabe im Dekanat).

II. Rechnungslegung

Nach der Reise sind Flugtickets (Boardingpässe/Ausdruck), eventuell Taxirechnungen und die Hotelrechnung (muss vor Ort im Hotel verlangt werden) im Original im Dekanat abzugeben.

ACHTUNG: Taxirechnungen werden ausschließlich vom Flughafen zum Hotel und retour bezahlt!

Informationen des Personalressorts bezüglich Reisemanagement