Ansprechperson im Dekanat

Elke Gerlza
Tel.: +43 (0)316 380 - 8016

Dienstreisen

(Reisen im Rahmen des Globalbudgets)
Achtung: gilt NICHT für Exkursionen und Gastvorträge

Richtlinien für Dienstreisen
Ablauf:
I. Beantragung der Dienstreise
II. Reiseorganisation
III. Abrechnung

Richtlinien für Dienstreisen

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der/die Mitarbeiter/in die Reise in Ausübung eines dienstlichen Auftrages unternimmt, d.h. wenn die Reise ausdrücklich angeordnet wurde.

Sollte der notwendige Beginn oder das Ende der Dienstreise auf einen arbeitsfreien Tag (Sa, So, Feiertag) fallen, oder während eines Arbeitstages beginnen/enden, so ist aus versicherungsrechtlichen Gründen, eine Dienstreise zu beantragen!

Ablauf

Das Reisemanagement des Dekanats ist bemüht, die Dienstreiseplanung für Sie möglichst effizient zu gestalten. Aus diesem Grunde benötigen wir frühestmöglich alle Informationen Ihrer geplanten Reisetätigkeiten. Je früher wir für Sie die Buchung durchführen können, desto attraktivere Angebote können wir Ihnen legen, sowohl preislich als auch qualitativ. Reisen, die kürzer als ein Monat vor Abreise bei uns beantragt werden, sollen die Ausnahme bleiben. Insbesondere bei Flugreisen möchten wir Sie bitten, möglichst weit im Voraus Ihre Planungsdaten bekanntzugeben, da hier das größte Einsparungspotenzial zu erwirken ist.

I. Beantragung der Dienstreise

1.	Füllen Sie das Formular Antrag auf Dienstreise aus. Bei Visumspflicht bitten wir um sofortige Kontaktaufnahme!

2.	Lassen Sie den Antrag von der/dem SAP Beauftragten/Sekretär/in des Instituts/Zentrums prüfen und von dem/der Institutsleiter/in unterzeichnen.

3.	Schicken Sie den Antrag an das Dekanat.

4.	Senden Sie anschließend eine E-Mail an das Reisemanagement mit folgenden Angaben: detaillierter Reiseablauf Transportmittel (Flug, Bahn, Auto) bei Flugreisen: Kopie des Reisepasses evtl. Hotelwunsch
5.	Sie erhalten nach Prüfung des Antrags eine E-Mail bezüglich der Genehmigung bzw. Ablehnung der Dienstreise.

II. Reiseorganisation

1.	Nach Genehmigung des Antrags erhalten Sie eine E-Mail mit Buchungsvorschlägen und/oder wir kontaktieren Sie telefonisch.

2.	Die Buchung und Bezahlung der Reise wird vom Dekanat durchgeführt.

3.	Die Buchungsbestätigung mit der Bekanntgabe der gesamten Reisekosten wird vom Dekanat an Sie übermittelt (bei Bahnreisen erfolgt die Ticketausgabe im Dekanat).

Die Reiseorganisation für Exkursionen und Gastvorträge wird NICHT vom Dekanat übernommen.

III: Abrechnung

1.	Füllen Sie das Formular Abrechnung einer Dienstreise (Reiserechnung) aus.

2.	Das Formular muss mit allen Originalbelegen (Flugtickets - Boardingpässe/Ausdruck, Hotelrechnung - muss vor Ort im Hotel verlangt werden) ins Dekanat geschickt werden.

ACHTUNG :
Taxirechnungen werden ausschließlich vom Flughafen zum Hotel und retour bezahlt!

Abrechnungen müssen bis spätestens 6 Monate nach Reiseantritt erfolgen. Zu einem späteren Zeitpunkt ist eine Abrechnung NICHT mehr möglich!

Informationen des Personalressorts bezüglich Reisemanagement